Welkom bij onze gids over het gebruik van taakgoedkeuringsstromen in Jobylon. Goedkeuringsstromen creëren structuur en zorgen ervoor dat alle stappen door belanghebbenden worden gecontroleerd en goedgekeurd. Optimaliseer uw wervingsproces!
1. Aanmaken van configuratie- en aanvraagformulier
Ga naar de instellingen van uw bedrijf en 'Taakgoedkeuringen'
Begin met het benoemen van uw goedkeuringsstroom, gevolgd door een beschrijving
Door 'Goedkeuring namens toestaan' in te schakelen, kunnen gebruikers hun goedkeurder omzeilen. Deze functie is vooral handig als een goedkeurder ziek of op vakantie is, zodat het goedkeuringsproces ongestoord door kan gaan. Als u het inschakelen wilt overslaan, laat u deze optie uitgeschakeld.
De onderstaande schermafbeelding toont de actie 'Goedkeuring toestaan namens'. Deze is toegankelijk via het overzicht van uw goedkeuringen zodra uw formulier is verzonden.
We gaan verder met het maken van het aanvraagformulier. Begin met het toevoegen van de vragen die u wilt dat uw team beantwoordt voordat ze hun taak ter goedkeuring indienen. U kunt kiezen uit verschillende vraagtypen, zoals vrije tekst, datumkiezer, enz.
2. Creatie van goedkeuringsstroom
Tijd om dieper in te gaan op het gedeelte waar de magie plaatsvindt! 🪄 Gebruikers toewijzen aan goedkeuringsstappen op basis van specifieke criteria.
Om te beginnen, klikt u op "Goedkeuringsstap toevoegen"
U kunt nu kiezen uit een daadwerkelijke gebruiker uit de lijst, of 'Elke gebruiker'.
Als u 'Elke gebruiker' selecteert, voegt u een goedkeuringsstap toe, zonder deze aan een specifieke gebruiker toe te wijzen. Hiermee kan de gebruiker die de taak aanmaakt, zelf de goedkeurder selecteren wanneer de taak is aangemaakt.
Door een specifieke gebruiker te selecteren, wordt die specifieke gebruiker toegewezen als goedkeurder
Door "Verplicht" in te schakelen, moet de geselecteerde gebruiker de taak goedkeuren voordat deze kan worden doorgestuurd naar de volgende gebruiker in de goedkeuringsketen.
3. Tijd om de criteria te gaan definiëren! Bijv. "Aref is toegewezen aan alle taken binnen Operations en de locatie is ingesteld op Stockholm" In het onderstaande voorbeeld wordt Aref toegewezen aan alle taken die zijn gemaakt binnen de afdelingen "Haymarket" en "Something something!"
4. U kunt gerust meer criteria toevoegen door op 'Voorwaarde toevoegen' te klikken. Afhankelijk van uw organisatie kan deze stroom zo ingewikkeld of eenvoudig zijn als u wenst.
5. Zodra u gebruikers hebt toegevoegd en aan bepaalde criteria hebt toegewezen, wordt het onderstaande weergegeven. Het uitroepteken geeft aan dat er criteria aan de gebruiker zijn toegewezen. Als er geen criteria zijn ingesteld, wordt de gebruiker automatisch toegewezen als goedkeurder voor alle taken die niet afhankelijk zijn van criteria.
3. Overzicht van uw goedkeuringsstroom
1. Op de laatste pagina, met de titel 'Overzicht', krijgt u een overzicht van uw goedkeuringsstroom. Hier kunt u snel een overzicht krijgen van uw goedkeuringsstroom en zien welke gebruikers aan welke criteria zijn toegewezen
4. Uw taak ter goedkeuring indienen
De goedkeuringsstroom is nu aangemaakt. Tijd om door te gaan naar het onderdeel waarin uw managers hun vacatures hebben gemaakt en ter goedkeuring hebben ingediend!
Zoals gebruikelijk wordt de taak aangemaakt en gaat de manager verder door op "ter goedkeuring indienen" te klikken
2. Op de volgende pagina komt u bij het goedkeuringsproces. Begin met het beantwoorden van de vragenlijstvragen. Als voor de goedkeuringsstroom 'Elke gebruiker' is geactiveerd (zie hierboven in stap 2), kunt u uw goedkeurder selecteren. Het slotje geeft aan dat het verplicht is om een goedkeurder te selecteren voordat u een goedkeurder aanvraagt.
3. En voilà! De opdracht is nu ter goedkeuring verzonden. Alle goedkeurders die aan de goedkeuringsstroom zijn toegevoegd, ontvangen een e-mail met de melding dat ze een taak hebben om goed te keuren.
4. Als u op het goedkeuringsstroompictogram klikt, krijgt u een overzicht van uw ingediende goedkeuringen, inclusief de status van elke goedkeurder.
5. Overzicht van uw in behandeling zijnde goedkeuringen
Zoals hierboven vermeld, ontvangen alle goedkeurders een e-mail over de taak die zij moeten goedkeuren. In deze e-mail vindt u een directe link naar uw takencentrum, waar u meer informatie over de taak vindt, en een link naar het daadwerkelijke goedkeuringsformulier, waar u de taak kunt goedkeuren.
Bent u uw e-mailadres kwijt of wilt u gewoon een overzicht van uw goedkeuringen? Ga naar uw taken. Daar vindt u meer informatie over de taak en de goedkeuring.
6. Goedkeurders en vragenlijstantwoorden bewerken
Daarnaast kunt u ook configureren of u wilt dat bepaalde gebruikers of goedkeurders de mogelijkheid hebben om ingediende vragenlijstantwoorden te bewerken. Een voorbeeld hiervan is dat een gebruiker simpelweg het verkeerde antwoord heeft ingevoerd of dat het ingediende antwoord niet langer relevant is, bijvoorbeeld als het om salaris of iets dergelijks gaat.
Om deze machtigingen aan bepaalde gebruikers te geven (beheerders hebben hier standaard toegang toe), gaat u naar de instellingen van uw bedrijf en vervolgens naar 'Teaminstellingen'. Bewerk de gebruiker aan wie u de machtigingen wilt toewijzen, klik op 'Machtigingen' en schakel in tot welke machtigingen de gebruiker toegang moet hebben.
2. U ziet nu een bewerkingsicoon voor het 'aanvraagformulier', de 'goedkeuringsstroom' of beide, afhankelijk van de toegang die de gebruiker heeft gekregen.
Als een gebruiker in de goedkeuringsstroom wordt verwijderd en vervangen, ontvangt de verwijderde gebruiker hierover een e-mail. Hetzelfde geldt voor de nieuw toegewezen gebruiker.
3. Uiteraard worden deze wijzigingen weergegeven in het takenlogboek, dat u kunt vinden in het takenoverzicht. Zie hieronder.
Ten slotte wilt u als beheerder misschien snel een overzicht krijgen van alle taken die in afwachting zijn van goedkeuring. U kunt dit bekijken door naar de takenlijst te gaan en te filteren op 'Taken die wachten op goedkeuring'
Dat is alles! Als u vragen heeft of hulp nodig heeft bij het instellen hiervan, laat het ons dan gerust weten!