Introductie van Zelfplanning en het verbinden van uw agenda
In dit artikel introduceren we de evenementenplanner van Jobylon: een krachtige tool die het interviewboekingsproces stroomlijnt. Door een planningskoppeling te maken via Cronofy, kunt u uw beschikbaarheid instellen. Zo kunnen kandidaten eenvoudig interviews inplannen op tijden die u uitkomen.
We laten u ook zien hoe u verbinding maakt met een externe videodienst, zoals Microsoft Teams, Zoom of Google Hangouts. Dit bespreken we aan het einde van dit artikel.
Hoe je het instelt
Door uw agenda te koppelen aan Jobylon, configureert u de functie voor zelfplanning.
Ga naar "Mijn profiel" > "Verbonden accounts" > "Scheduler instellen"
2. Zodra u het hebt ingesteld, zou het nu succesvol moeten zijn weergegeven als een "Verbonden account". Om instellingen voor de scheduler in te stellen, klikt u gewoon op "Configuratie"
3. Nu is het tijd om uw beschikbaarheid in te stellen, zodat deze wordt weergegeven op uw zelfplanningslink. Zoals beschreven, geeft het blauw de selecteerbare tijdsloten op uw link aan, terwijl het grijs de niet-selecteerbare tijdsloten aangeeft. Tip: Om meerdere slots tegelijk te selecteren, klikt u erop en sleept u eroverheen. Sluit af door uw tijdzone te selecteren en klik op 'Nieuwe regels opslaan' wanneer u klaar bent.
4. Laten we doorgaan naar de laatste stap: het configureren van uw zelfplanningslink. Naast 'Beschikbaarheid' vindt u 'Overige instellingen'
Deze instellingen bepalen de gebeurtenissen in uw zelfplanningslink. U kunt de duur van elke afspraak, de benodigde doorlooptijd voor het boeken en andere relevante details opgeven. Deze instellingen worden standaard toegepast wanneer u uw link deelt met kandidaten. U kunt echter nog steeds aanpassingen maken voor elke link voordat deze naar de kandidaat wordt verzonden. Zie dit artikel voor meer informatie.
Dat is alles voor de zelfplanner! Laten we nu verder gaan met het configureren van uw videoprovider.
Sluit uw externe videoprovider aan
Om uw externe videoprovider voor vergaderingen in te stellen, gaat u terug naar 'Verbonden accounts' (zie stap 1) en klikt u op 'Agenda verbinden'. U wordt doorgestuurd naar Cronofy, waar u uw videoprovider kunt selecteren en de volgende stappen kunt volgen.
Zodra uw agenda succesvol is toegevoegd, verschijnt deze onder het tabblad 'Planning'. Vanaf hier kunt u indien nodig ook extra videoproviders configureren door op 'Profiel toevoegen' te klikken
Hoe de Self Scheduler-link te gebruiken
1. Wanneer u een bericht aan een kandidaat opstelt, hebt u nu een nieuw pictogram met de naam 'Planning'
2. Begin met het schrijven van uw bericht zoals u dat normaal doet. Wanneer u klaar bent, klikt u op het planningspictogram om uw link toe te voegen. Er verschijnt een nieuw venster met de opties die u in uw profielinstellingen hebt ingesteld. Indien nodig kunt u deze instellingen nu nog aanpassen.
Om meer te lezen over de instellingen op deze pagina, klik hier voor een volledige beschrijving!
De link wordt aan uw bericht toegevoegd zoals hieronder weergegeven
4. De kandidaat ontvangt nu een e-mail met een link naar uw beschikbaarheid
5. Zodra ze op de link klikken, worden ze doorgestuurd naar een pagina waar ze kunnen kiezen uit een lijst met beschikbare tijden die u hebt geconfigureerd.
6. Wanneer een tijdstip is geselecteerd, wordt er een uitnodiging naar de kandidaat verzonden, met daarin een link naar de videoconferentie (indien geconfigureerd). Deze wordt automatisch aan uw agenda toegevoegd.
7. De geplande gebeurtenis zal ook zichtbaar zijn in de applicatie in Jobylon
8. Zoals gebruikelijk kunt u nog steeds kalenderuitnodigingen naar uw kandidaten versturen via de door u geselecteerde videoprovider. Om dit te doen, klikt u op het kalenderpictogram:
9. Zorg ervoor dat 'Videovergadering' is ingeschakeld. Hierin vindt u de link naar uw videoprovider zodra de kandidaat de uitnodiging heeft geaccepteerd. Videovergaderingen worden ondersteund voor zowel voorstellen als individuele agenda-uitnodigingen.
Heeft u nog vragen? Neem gerust contact met ons op! Wij helpen u graag verder 🙌