De interpretatie van welke rechtsgrondslag voor deze specifieke verwerking moet worden gebruikt, varieert. Wij zijn van mening dat dit echter per geval beoordeeld moet worden en dat dit als volgt is:
Als u weet dat u binnenkort een soortgelijke vacature heeft, bestaat de mogelijkheid om het gebruik van een belangenafweging (‘gerechtvaardigd belang’) te motiveren, aangezien de kandidaat er waarschijnlijk ook belang bij heeft dat u de informatie bewaart. Dit geldt echter alleen als u weet dat er binnen een paar maanden, en niet binnen een jaar/jaren, een vacature is. Volgens het Advies 2/2017 p 11 fn 15 van de Artikel 20-werkgroep (“WP29”) – waarin wordt verwezen naar Aanbeveling CM/Rec(2015)5 paragraaf 13.2 van het Comité van Ministers – moet de kandidaat worden geïnformeerd over de gegevens die worden verwerkt voor toekomstige werving en moet hem de mogelijkheid worden geboden om bezwaar te maken en verwijdering te verzoeken.
Als u de applicatie alleen wilt behouden omdat deze ‘leuk is om te hebben’, raden wij u aan om een geldige toestemming te verzamelen.
Indien een kandidaat niet langer relevant is voor de tewerkstelling, moet de verwerking worden gestaakt, omdat de rechtsgrond hiervoor vervalt (dit volgt ook uit het beginsel van minimale opslag). Het is raadzaam om automatische verwijdering van oudere applicaties in te stellen om illegale verwerking te voorkomen. Afhankelijk van het soort baan bij de werkgever kunnen de houdbaarheidsdata voor sollicitaties variëren. Bij het bepalen van een dergelijke einddatum moet ook rekening worden gehouden met het beginsel dat uitsluitend correcte persoonsgegevens worden verwerkt.