Met de AVG zijn de eisen waaraan wettelijk gezien toestemming moet voldoen, strenger geworden. Om geldig te zijn, moet toestemming ‘vrijwillig, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig’ zijn. De toestemming kan ook op ieder moment worden ingetrokken, waardoor de rechtsgrond voor de verwerking vervalt en verdere verwerking onrechtmatig wordt.
Naast de mogelijke moeilijkheden bij het omgaan met ingetrokken toestemmingen en het documenteren van gegeven toestemmingen, kan het gebruik van toestemming als wettelijke grondslag voor verwerking met wervingsdoeleinden ook problematisch zijn met betrekking tot de vereisten dat toestemming ‘specifiek’ en ‘vrijwillig gegeven’ moet zijn.
Specifiek zijn betekent dat de toestemming voor elk doel moet worden gegeven en onvoorwaardelijk moet zijn. U kunt bijvoorbeeld niet van de kandidaat eisen dat hij/zij toestemming geeft voor het ontvangen van marketing-e-mails van uw bedrijf als voorwaarde voor het solliciteren naar een baan.
Wat betreft de vraag of toestemmingen “vrijwillig” worden gegeven, is het huidige standpunt van ten minste de Zweedse Autoriteit voor gegevensbescherming dat werknemers over het algemeen geen toestemming kunnen geven voor verwerking door hun werkgever vanwege de afhankelijkheid van de werknemer. De relatie tussen sollicitant en potentiële werkgever is vergelijkbaar en het is mogelijk dat dezelfde overwegingen worden gemaakt als u een deel van het sollicitatieproces baseert op toestemming. Het kan in de praktijk dan ook lastig zijn om toestemming te verkrijgen voor alle verwerkingsactiviteiten die verband houden met het wervingsproces (communicatie, selectieproces, enz.) en deze toe te passen als rechtsgrondslag bij de verwerking van de gegevens voor het selectieproces.
Als u echter de contactgegevens en sollicitatiegegevens van de kandidaat wilt opslaan voor toekomstige vacatures, kunt u gebruikmaken van toestemming (voor meer informatie, zie het gedeelte “Hebben we toestemming nodig als we een sollicitant willen werven voor een andere functie dan waarvoor hij/zij heeft gesolliciteerd?”). Dit moet echter, zoals hierboven aangegeven, specifiek en vrijwillig zijn. U kunt dus niet van de kandidaat eisen dat hij toestemming geeft voor een dergelijke verwerking om te kunnen solliciteren naar de betreffende functie.
Wij zijn tot de conclusie gekomen dat een belangenafweging, ook wel aangeduid als ‘gerechtvaardigd belang’, als rechtsgrondslag kan worden gebruikt voor het grootste deel van de verwerking binnen een wervingsproces. Met het gebruik van een belangenafweging wordt bedoeld dat u uw eigen belang bij het verwerken van de gegevens moet afwegen tegen het recht van de betrokkene, de kandidaat, op bescherming van zijn/haar privacy en zijn/haar persoonlijke integriteit. Gerechtvaardigde belangen zijn dan bijvoorbeeld uw belang om kandidaten te kunnen vinden, te bepalen of de kandidaat bij u past, een gestructureerd sollicitatie- en selectieproces te kunnen voeren en effectief met de kandidaten te kunnen communiceren.
Het verschil tussen het gebruik van gerechtvaardigd belang en toestemming is dat er geen actieve actieve actie van de kandidaat nodig is. U dient de kandidaat echter wel te informeren over de verwerking en de gemaakte belangenafweging te documenteren, zodat u deze aan een toezichthoudende autoriteit kunt voorleggen. De betrokkene kan echter bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat u de persoonsgegevens niet meer mag verwerken, tenzij u dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunt aantonen die zwaarder wegen dan de belangen van de kandidaat. De kandidaat heeft ook altijd het recht om contact met u op te nemen voor meer informatie over de uitgevoerde evenwichtstest.
Bij een normale wervingsprocedure is het vrij eenvoudig om de evenwichtstest te motiveren, maar dit hangt af van de gegevens die u wilt verzamelen en waarvoor u deze wilt gebruiken (houd hierbij het alomtegenwoordige principe van gegevensminimalisatie in gedachten).
U bent als werkgever echter de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens en verantwoordelijk voor de geldigheid van de rechtsgrond die u kiest. U bent ervoor verantwoordelijk dat de juiste wijzigingen worden aangebracht in ons standaardbeleid, zodat het beleid overeenkomt met de daadwerkelijke verwerking die u uitvoert. Het standaardbeleid wordt alleen als sjabloon voor uw gemak aangeboden. Er zijn geen universele oplossingen.
We hebben ons best gedaan om aan de meeste behoeften van onze klanten te voldoen en hebben in deze FAQ geprobeerd uit te leggen hoe we dat hebben gedaan. Wij zijn er niet verantwoordelijk voor dat het privacybeleid de verwerkingen van uw bedrijf correct weergeeft.