Een van de basisvereisten van de AVG is dat elke verwerking gebaseerd moet zijn op een wettelijke grondslag. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van sourced recruitment is de vraag vooral welke juridische grondslag er voor de verwerking mag worden gebruikt.
De meest voorkomende juridische grondslag die wervingsbureaus tegenwoordig gebruiken, is een belangenafweging, algemeen bekend als ‘gerechtvaardigd belang’. En dat belang kan bijvoorbeeld zijn dat we proactief op zoek kunnen gaan naar relevante kandidaten en de juiste persoon voor de functie kunnen werven.
Naast het hebben van een rechtsgrond voor de verwerking, moeten ook de overige toepasselijke vereisten van de AVG worden vervuld. Dergelijke eisen hebben betrekking op transparantie, gegevensminimalisatie en opslagbeperking.
Wij zijn van mening dat als u persoonlijke gegevens verzamelt van een kandidaat die u hebt geworven,
U dient binnen een maand na het verzamelen van de gegevens contact op te nemen met de kandidaat om hem/haar te informeren over de verwerking die u uitvoert en zijn/haar rechten, bijvoorbeeld via een e-mail met uw privacybeleid als bijlage of link. Indien er geen contact of informatie wordt verstrekt, dienen de persoonsgegevens te worden verwijderd.
De kandidaat moet geïnformeerd worden over:
Welke persoonsgegevens worden door u verwerkt?
Waar de gegevens zijn verkregen en met wie u ze mogelijk deelt
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking (“controller”), inclusief contactgegevens
Hoe lang de gegevens worden bewaard
Of de gegevens binnen of buiten de EU/EER worden opgeslagen, inclusief toepasselijke waarborgen
De doeleinden en wettelijke grondslagen voor de verwerkingsactiviteiten
De rechten van de kandidaat (toegang, rectificatie, verwijdering etc.) en hoe hij deze kan afdwingen