Välkommen till vår guide om att använda jobb-godkännandeflöden i Jobylon. Godkännandeflöden skapar struktur och ser till att alla steg granskas och godkänns av berörda parter. Låt oss optimera din rekryteringsprocess!
1. Skapande av godkännnadeflöde och formulär
Gå till dina företagsinställningar och "Job Approval Flows".
Börja med att namnge ditt godkännandeflöde och ge det sedan en beskrivning
2. Genom att aktivera "Allow approve on behalf" kan användare kringgå sin godkännare. Den här funktionen är särskilt användbar om en godkännare är sjuk eller på semester, vilket säkerställer att godkännandeflödet fortsätter oavbrutet.
Bilden nedan visar funktionen "Allow approve on behalf", som nås i översikten över ditt godkännande när ditt formulär har skickats in.
3. Vi går vidare till skapandet av formuläret. Börja med att lägga till de frågor du vill att ditt team ska besvara innan de skickar in sitt jobb för godkännande. Du kan välja mellan olika frågetyper, såsom fri text, datumväljare osv.
2. Skapande av godkännandeflöde
Nu är det dags att fördjupa oss i den delen där magin sker! 🪄 Där användare tilldelas godkännandesteg baserat på specifika kriterier.
För att komma igång, klicka på "Add Approval step".
2. Du har nu möjlighet att välja en specifik användare från listan eller "Any user".
Genom att välja "Any user" lägger du till ett godkännandesteg utan att tilldela det till en specifik användare. Detta gör att den som skapar jobbet kan välja godkännaren själv när jobbet har skapats.
Genom att välja en specifik användare kommer den specifika användaren att tilldelas som godkännare.
Om "Mandatory" är aktiverat måste den valda användaren godkänna jobbet innan jobbet kan gå vidare till nästa användare i godkännandeprocessen.
3. Dags att börja definiera kriterierna! För att ta ett konkret exempel: "Aref tilldelas alla jobb inom Operations och platsen sätts till Stockholm" I detta exempel kommer alltså Aref att tilldelas alla jobb som skapas inom avdelningarna "Haymarket" och "something something"
4. Du kan även lägga till fler kriterier genom att klicka på "Add condition". Beroende på din organisation kan detta flöde vara mer eller mindre detaljerat
5. När du har börjat lägga till användare och tilldelat dem vissa kriterier kommer det att se ut som nedan. Utropstecknet indikerar att användaren har tilldelats kriterier. Om inga kriterier är satta, kommer användaren automatiskt att tilldelas som godkännare för alla jobb som inte har några kriterier.
Översikt över ditt godkännandeflöde
På sista sidan, med titeln "Overview" får du en översikt över ditt godkännandeflöde. Här kan du snabbt få en överblick över ditt godkännandeflöde och se vilka användare som har tilldelats vilka kriterier
Skicka in ditt jobb för godkännande
Godkännandeflödet är nu skapat, dags att gå vidare till delen där man har skapat sina jobbannonser och nu skickat dem för godkännande!
Som vanligt skapas jobbet och chefen fortsätter genom att klicka på "submit for approval".
På nästa sida kommer du till godkännandeflödet där du börjar med att svara på frågoran. Om "Any user" har aktiverats för godkännandeflödet (nämnt ovan i steg 2) kommer du att ha möjlighet att själv välja din godkännare. Låset indikerar att det är obligatoriskt att välja en godkännare innan du skickar iväg ditt jobb för godkännande.
Voilá! Jobbet har nu skickats för godkännande. Alla godkännare som har lagts till i godkännandeflödet kommer att få ett e-postmeddelande om att de har ett jobb att godkänna.
Genom att klicka på godkännandeflödesikonen får du en översikt över ditt inskickade godkännande, inklusive status för varje godkännare.
Överblick av dina pågående godkännandeflöden
1. Som nämnt ovan får alla godkännare ett e-postmeddelande om det jobb de har blivit ombedda att godkänna. I detta e-postmeddelande hittar du även en direktlänk till "Tasks" där du hittar mer information om jobbet samt en länk till det faktiska godkännandeformuläret där du godkänner jobbet.
2. Om du har tappat bort mejlet eller helt enkelt vill få en översikt över ditt godkännande, gå till dina "Tasks" i menyn till vänster, där hittar du mer information om jobbet och godkännandet.
Redigera godkännare och svar på frågor
Utöver detta kan du även konfigurera om du vill att vissa användare ska ha möjlighet att redigera svar de angivit eller godkännare. Ett exempel där dessa funktioner kan vara bra är att en användare helt enkelt har svarat fel, eller om svaret längre inte är relevant, som t.ex. lön eller liknande.
För att ge dessa behörigheter till användare (Admins har åtkomst till detta som standard) gå till dina företagsinställningar, följt av "Användarinställningar". Redigera användaren du vill tilldela behörigheterna till, klicka på "Behörigheter" och välj vilka behörigheter de ska ha åtkomst till.
2. Användaren kommer nu att ha en redigeringsikon för antingen "rekvisitionsformuläret", "godkännandeflödet" eller båda, beroende på vilken åtkomst användaren har fått.
Om en användare i godkännandeflödet tas bort och ersätts kommer både den borttagna användaren samt den nya godkännaren att få ett e-postmeddelande om detta.
3. Dessa ändringar visas naturligtvis i jobbloggen, som kan hittas i jobböversikten. Se nedan.
Sist men inte minst, som administratör har du tillgång till en snabb översikt över alla jobb som väntar på godkännande. Detta kan ses genom att gå till jobblistan och filtrera på "Jobb väntar på godkännande".
Det var allt! Om du har några frågor eller behöver hjälp med att sätta upp detta, tveka inte att låta oss veta! Vi är här för att hjälpa dig.