Een belangrijk principe van de AVG is ‘opslagbeperking’, wat betekent dat u persoonsgegevens niet langer mag opslaan/bewaren dan u nodig hebt voor het specifieke doel waarvoor u ze hebt verzameld (evenzo mag u niet meer gegevens verwerken dan nodig is voor dit specifieke doel).
Naast het hoofddoel kan het zijn dat u gegevens moet bewaren voor andere (specifieke en gespecificeerde) doeleinden, zoals verdediging tegen mogelijke toekomstige beschuldigingen van discriminatie tijdens het sollicitatieproces (welk doel zou motiveren om persoonlijke gegevens te bewaren die u nodig acht om u te verdedigen tegen een beschuldiging van discriminatie gedurende maximaal twee jaar, op basis van de huidige Zweedse Discriminatiewet (2008:567)). Indien u meerdere doeleinden heeft voor de verwerking van uw persoonsgegevens, dient u de kandidaat te informeren over elk doel en op welke rechtsgrond u elke verwerking baseert.
Wij adviseren u om een intern beleid of routine op te stellen voor het verwijderen van de verschillende categorieën persoonsgegevens die u verwerkt. Een dergelijk beleid zou de volgende vragen moeten beantwoorden:
Wie is verantwoordelijk voor persoonsgegevens in het wervingsproces?
Voor welke andere doeleinden dan de daadwerkelijke werving hebben we de gegevens mogelijk nodig (bijvoorbeeld om ons te verdedigen tegen beschuldigingen van discriminatie)
Welke gegevens worden voor welk doel verzameld?
Hoe lang moeten de gegevens voor elk doel bewaard worden (en hoe zorgen we ervoor dat ze niet voor dit doel worden verwerkt wanneer ze niet langer nodig zijn)?
Wie gaat er daadwerkelijk over tot het verwijderen en volgens welke instructies?